Misschien heb je het in de krant gelezen, een Nederlandse werknemer won in oktober een rechtszaak tegen zijn Amerikaans werkgever. Hij werkte op afstand en zijn werkgever eiste dat hij op werktijden zijn webcam aan had staan. Hij weigerde, waarop hij werd ontslagen. De reden: ´werkweigering´ en ´insubordinatie´. De rechter oordeelde dat het ontslag niet rechtsgeldig was.

In deze ´werken op afstand´ casus draait het natuurlijk om een vertrouwenskwestie en schending van privacy – de eis van werkgever was onredelijk. Aan de technologie lag het in ieder geval niet. Als de lockdowns ons één ding geleerd hebben, dan is het dat op afstand met elkaar samen te werken héél goed mogelijk is. De razendsnelle ontwikkeling van clouddienstverlening heeft daar enorm bij geholpen. Er zijn mogelijkheden genoeg.

Hybride werken, thuiswerken of werken op een kantoorlocatie naar keuze, de technologie is er helemaal klaar voor. Daarom hebben nog niet eerder in de geschiedenis zoveel bedrijven besloten om hun medewerkers gedeeltelijk of zelfs volledig op afstand te laten werken. Uiteraard lenen niet alle functies zich voor het werken op afstand. En er zijn natuurlijk bepaalde situaties waarin je elkaar liever face-to-face in een vergaderruimte of op kantoor ontmoet.

De technologie is er klaar voor. Jij ook?

Afstand vormt tegenwoordig absoluut geen hindernis om goed samen te werken. Het vergt wel een andere manier van samenwerken dan op kantoor. Solid IT Solutions geeft je graag vier tips waarmee je afstand overbrugt.

1. Stel beleid op voor het ´werken op afstand´

Heb je nog geen (goed) beleid op papier voor werken op afstand, dan raad ik je aan dit zo spoedig mogelijk in orde te maken. Het doel van zo’n document is een duidelijk kader te scheppen voor zowel de leidinggevenden als je medewerkers, wat ten goede komt aan de veiligheid en een prettige onderlinge samenwerking.

Zo is het belangrijk dat het beleidsdocument inzicht geven in de mate van flexibiliteit die werknemers hebben als het gaat om werken op afstand.  Veel werknemers vinden het prettig om hybride of volledig op afstand te werken omdat ze zo meer flexibiliteit hebben. Het stelt ze in de gelegenheid een betere balans aan te brengen/te behouden tussen privé en werk. Bijvoorbeeld omdat ze geen of minder reistijd hebben, of hun eigen werktijden kunnen indelen.

Als in een bepaalde functie de vrijblijvendheid van de waar en/of de wanneer ten koste gaat van het  veilig werken of het goed samenwerken, is het verstandig om concrete afspraken te maken over onder welke voorwaarden op afstand gewerkt mag worden. Zo kan je ervoor kiezen om afspraken te maken over de volgende drie aspecten:

  • mag de medewerker alleen vanuit huis of een andere kantoorlocatie werken of mag hij/zij werken vanaf iedere zelfgekozen locatie?
  • mag de medewerker alleen in Nederland of ook vanaf een locatie in het buitenland (EU of wereldwijd) werken?
  • mag de medewerker zijn/haar werktijden flexibel indelen of dient hij/zij – in verband met overleg en vergaderingen – de kantoortijden aan te houden?

2. Gebruik de beschikbare tools optimaal

Op afstand werken betekent dat je anders met elkaar gaat samenwerken. De manier waarop je documenten deelt. De plek waar je document opslaat. Alles gaat via de cloudomgeving. Zonder `De Moderne Werkplek´ kan er niet op afstand worden gewerkt. Ik gebruik bijvoorbeeld Microsoft Teams. Dat werkt uitstekend.

De nieuwe manier van werken in de nieuwe cloudomgeving is het fundament van op afstand werken.  Gebruik je de tools niet optimaal, dan zorgt dit voor problemen. Het is daarom aan te raden een kundige IT-partner in te schakelen om je hierbij te begeleiden en die waar nodig medewerkers traint in de nieuwe manier van werken. Alleen zo werk je niet alleen prettig maar ook veilig op afstand.

3. Houd rekening met een andere manier van communiceren

Bij de klassieke vorm van werken, zit je collega drie armlengtes van je vandaan. De interactie is gevoelsmatig eenvoudiger.  Als je iets wilt vragen, kijk je of hij/zij druk is, zo niet dan stel je de vraag.

Daarentegen verloopt de communicatie als je op afstand werkt anders. In het begin is het aftasten wat werkt en wat niet. Heb je een vraag voor een collega dan bel je, mail je of stuur je een chatbericht, bijvoorbeeld via Teams. Je kunt wel niet zien of diegene heel geconcentreerd aan het werk is achter zijn computer of als hij even koffie aan het drinken is. Het kan zomaar zijn dat je een half uur of langer op een reactie wacht. Maak ook hier afspraken over. Hoe communiceer je aan elkaar dat het nu even niet uitkomt, dat je later terugkomt op een vraag of dat men voor dringende vragen bijvoorbeeld even belt in plaats van een chatbericht stuurt. Het lijkt misschien iets kleins, maar bij op afstand werken zijn dit soort communicatieve aspecten extra belangrijk.

4. Richt de cloudomgeving goed in. Dat is veiliger

Door het goed inrichten van de cloudomgeving, door bijvoorbeeld beleidsregels en classificatie van documenten, is het mogelijk om security risico’s ver in te perken. Zeker als dit gepaard gaat met een goede implementatie (lees meer hierover in onze blog 8 tips voor een succesvolle migratie naar de cloud) en door het vergroten van de awareness van medewerkers via bijvoorbeeld questionaires of een learning programma. En veilig werken komt het prettig samenwerken op afstand ten goede.

Er is geen weg meer terug. Op afstand werken is een blijvertje. Kan jouw organisatie hulp gebruiken op technische gebied? Heb je vragen over de Moderne Werkplek of wil je migreren naar een cloudomgeving? Solid IT Solutions helpt je graag verder. Nieuwe technologie maken wij graag op een laagdrempelige manier beschikbaar voor mkb’ers. Meer weten? Neem op en stel je IT vragen of mail naar info@soliditsolutions.nl.