Net als vele andere Nederlanders gebruik ik Microsoft Teams zeer intensief. Dagelijks vergader ik via Teams met collega’s, klanten en de projectgroepen waar ik onderdeel van uitmaak. Meestal verloopt het goed, maar bij de projectgroepen kan het er soms nogal wat rommelig aan toe gaan, waardoor niet het beste uit de vergadering wordt gehaald of de mogelijkheden die Teams biedt niet optimaal worden benut.

Teams is een communicatiemiddel dat je zorgvuldig dient in te richten. Op basis van mijn ervaringen heb ik een lijst met tips opgesteld. Deze deel ik graag met je.

1) Verspil geen tijd van een ander

Nodig alleen directe betrokkenen voor de meeting uit. Ik zie nog weleens dat het hele team wordt uitgenodigd onder de noemer: het kan eventueel interessant voor hen zijn, terwijl de meeting eigenlijk van toepassing is op een paar mensen binnen het team. Tijd is kostbaar. Houd dit altijd in gedachte wanneer je mensen uitnodigt voor een Team meeting.

2) Gebruik de lobby als wachtkamer

Het is niet handig om gasten direct toegang te geven tot de meeting. Voeg ze pas toe wanneer de meeting daadwerkelijk begint. Zo voorkom je dat een aantal mensen voor de meeting aan de praat raken en de meeting met een bepaald sfeertje of onrustig begint. Iedere meeting dient fris en relaxt te beginnen.

3) Gebruik die mute knop

Mute jezelf indien je niet aan het woord bent en vraag aan de aanwezigen om hetzelfde te doen. Zo voorkomen jullie dat achtergrondgeluiden verstorend werken

4) Kies een voorzitter en/of moderator

Bij een flink aantal deelnemers kan het handig zijn om een voorzitter en/of moderator aan te stellen. Zijn taak is om te zorgen dat iedereen aan het woord komt (dan wel zaken geparkeerd worden) en dat men niet door elkaar heen gaat praten. Ik heb meerdere keren ervaren dat iemand tijdens een meeting door degene die aan het woord was heen ging praten en de meeting vervolgens naar zijn hand zette. Al die keren greep niemand in.

Een voorzitter en/of moderator is ook verantwoordelijk voor het verwijderen van deelnemers die niet in de vergadering thuishoren of deelnemers die zich herhaaldelijk niet houden aan de vergaderafspraken. Uiteraard is het belangrijk om toe te lichten waarom je iemand verwijdert.

5) Houd mensen betrokken!

Als iemand 50% van de tijd niet met z’n aandacht bij de meeting is, dan had hij net zo goed niet aanwezig hoeven te zijn. Probeer daarom de aandacht van de deelnemers vast te houden door interactief aan de slag te gaan. Je kunt filmpjes laten zien. In notities kun je live iets schrijven voor de deelnemers. Je kunt ook aan een van de deelnemers vragen om notities te maken en die na de meeting te delen met de andere deelnemers. Een ander idee is om tijdens de meeting een paar deelnemers te laten samenwerken aan een bepaald document. Teams biedt voldoende mogelijkheden om een interactieve en dynamische meeting te organiseren. Maak gebruik van die mogelijkheden.

6) Las pauzes in

Houd de tijd in de gaten en las regelmatig pauzes in. Mensen moeten vroeg of laat naar de wc, willen even de benen strekken of iets te drinken halen.

7) Maak afspraken over het gebruik van de camera

Bij meetings waar veel informatie wordt gepresenteerd, is het prima om als toehoorder de camera uit te zetten, echter zodra er meer interactie is, kan het wenselijk zijn om de camera aan te zetten.

Daarnaast wil ik je aanraden om aan deelnemers te vragen om de camera uit te schakelen, de achtergrond te blurren of een afbeelding te gebruiken indien ze even van hun plek afgaan. De mens is van nature nieuwsgierig. De aandacht van de andere deelnemers wordt algauw afgeleid van jouw verhaal, als een werk- of woonkamer van één van de andere gasten in beeld is.

Het is ook wenselijk om (tijdens de meeting) mensen eraan te herinneren dat ze in beeld zijn. Soms vertonen mensen online ander gedrag. Of soms voelt iemand zich dusdanig comfortabel in de eigen omgeving, dat hij/zij even vergeet dat de camera aanstaat. Dit kan leiden tot hilarische taferelen of irritatie opwekken bij overige deelnemers.

8) Press Record

Neem de vergadering op en deel deze via Microsoft Stream en Teams met deelnemers en genodigden. Als men onverhoopt er niet bij kon zijn, heeft men alsnog een opname.

Tegenwoordig zijn online meetings onmisbaar in het hybride werken en Teams is hierin niet meer weg te denken. Ik hoop dat de bovenstaande tips jou helpen om jouw online vergadering nog beter te organiseren. Alvast veel fijne en veilige meetings toegewenst! Wil je meer (technische) informatie over Office 365 en Teams? Neem gerust contact met mij op.